Når I har fået tilsagn om støtte fra bygningsrenoveringspuljen

Da renoveringen er delvist offentligt finansieret, skal byggearbejderne sendes i udbud/licitation.

Når I har modtaget tilsagn om støtte, skal I derfor udarbejde udbudsmateriale i overensstemmelse med det vedlagte "Teknisk notat til tilsagn", og indhente tilbud på projektet. Der afholdes et afklarende møde mellem ansøger/rådgiver og jeres kontakt hos os.

Bygningsstyrelsens Bygherrevejledning 2019 skal iagttages i videst muligt omfang

Licitation eller underhåndsbud?

• Licitation: Hvis de samlede håndværkerudgifter er budgetteret til at overstige 3 mio. kr. ekskl. moms, skal der afholdes licitation. Til licitationen skal inviteres mindst fem entreprenører, og mindst tre skal indsende konditionsmæssige tilbud for at licitationen kan godkendes.
• Underhåndsbud: Hvis de samlede håndværkerudgifter er budgetteret til at være under 3 mio. kr. ekskl. moms kan der indhentes tilbud ved underhåndsbud (en mindre formel udbudsform). Ved underhåndsbud skal der indhentes mindst tre tilbud.

Det er lovbestemt, at tildelingskriteriet ved både begrænset licitation og underhåndsbud skal være laveste bud.

Egenfinansierede arbejder

Der må gerne laves egenfinansierede arbejder samtidig med de støttede arbejder. Hvis disse arbejder skal anvende samme byggeplads/stillads, skal byggepladsudgifter fordeles forholdsmæssigt mellem støtteberettigede arbejder og egenfinansierede arbejder både ved licitationen og efterfølgende i regnskabet.

Generelle krav til udbudsmateriale

• Beskrivelsen af arbejderne skal være opdelt ift. de 20 bygningsdele i vores Procesark (ansøgningsskemaet), ikke fagopdelt.
   
• Det er ikke tilladt at foreskrive bestemte mærker/fabrikater i udbudsmaterialet, i overensstemmelse med udbudsloven. I stedet bør det grundigt beskrives, hvilken kvalitet og funktion, der ønskes tilbud på.
   
• Aftaler skal være på grundlag af ABR18 og AB18 
  Det er et vilkår for støtte, at bygherren lægger ABR 18 og AB 18 til grund uden fravigelser i sine aftaler om hhv. teknisk rådgivning og i sine entrepriseaftaler. 
  • ABR 18: Almindelige Betingelser for Rådgivning, 2018
  • AB 18: Almindelige Betingelser for arbejde og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed, 2018
  • I særlige tilfælde kan fravigelser godkendes af Bygningsfornyelsen (inden udbuddet sendes i licitation/underhåndsbud).
    • Vi godkender som udgangspunkt kun fravigelse fra vedståelsesfristens længde, det vil sige hvor længe tilbuddet er gældende (normalt op til 90 arbejdsdage fra licitationsdagen).
       
• Dokumentation for sikkerhedsstillelse
  Sammen med licitationsresultatet skal der fremsendes dokumentation for, at entreprenør kan stille den krævede sikkerhed. Dokumentationen kan ske ved relevant erklæring fra bank eller på anden betryggende måde. Vi anbefaler, at kravet indskrives i udbudsbrevet.

Krav til miljø, arkitektur og udbedring af eksisterende skadelige forhold

Byggerier støttet af Københavns Kommune skal leve op til særlige miljøkrav, og disse skal integreres i udbudsmaterialet samt dokumenteres efterfølgende. Store omfattende renoveringer over 20 mio. kr. skal DGNB certificeres til sølv.

• Læs mere om miljøkrav til bygningsfornyelse, og find skema til dokumentation
• Læs mere om krav til arkitektur og byggeteknik, herunder udbedring af svamp, råd og eksisterende forurening
• Omfang af arbejder vedrørende udbedring af svamp, råd og miljøskadelige stoffer, herunder finansiering af udgifter hertil, skal være afklaret inden udbud i licitation. 

Arbejdsklausul

For at sikre ordentlige arbejdsforhold er det et krav for støtten, at bygherre anvender arbejdsklausuler, så løn, arbejdstid og andre vilkår ikke er mindre gunstige end dem, der gælder i henhold til kollektive overenskomster på det relevante område.

• Arbejdsklausulen skal integreres i udbudsmaterialet, og kan downloades her.
   
• Københavns Kommune forbeholder sig retten til at kontrollere arbejdsforholdene på byggepladsen løbende i processen. Læs mere om kommunens arbejdsklausuler på kk.dk/socialdumping.

Kondemnable forhold: brand, toiletter og sundhedsskade

En ejendom som har modtaget byfornyelsesstøtte må ikke efterlades med såkaldt ’kondemnable forhold’. Det er derfor et krav, at:

• alle lejligheder i bygningen har eget indeliggende toilet ved afslutning af byfornyelsessagen.
• berørte bygningsdele skal efter byfornyelsesarbejderne være brandteknisk i orden som beskrevet i gældende bygningsreglement.
• berørte bygningsdele må efter byfornyelsesarbejderne ikke udgøre en sundhedsrisiko for beboerne.

Udbudsmaterialet skal sendes til jeres kontakt i Bygningsfornyelsen samtidig med at det sendes til de bydende entreprenører, medmindre andet er aftalt. Hvis vi har bemærkninger til projektet, skal disse indgå i rettelsesblade til entreprenører/håndværkere.

Valg af entreprenør/håndværkere

Når I udbyder jeres byggeprojekt vælger I selv, hvilke håndværkere og/eller entreprenører I vil invitere til at byde. Som kommune kan vi ikke anbefale bestemte rådgivere, entreprenører eller håndværkere.

Vores anbefaling er alene, at I ved udvælgelsen af rådgivere/håndværkere/ entreprenører vælger firmaer, som I har tillid til kan udføre opgaven på bedst mulig vis. I kan fx på forhånd bede dem om referencer fra andre, lignende projekter.

Jeres sagsbehandler skal godkende resultatet af licitationen, før byggearbejdet kan sættes i gang. 

Indsend følgende dokumenter til bygningsfornyelsen

1. Procesark, udfyldt i fanen "Skema 1" (samme excelark som i den kvalificerede ansøgning)
2. Oversigt over licitationsresultatet, herunder: 
   • Rådgivers vurdering af licitationsresultatet, udformet som en oversigt indeholdende alle indkomne licitationstilbud, med det billigste øverst. Ikke bydende firmaer skal også fremgå.
   • Rådgivers budgetoversigt/tilbudsliste, der på en overskuelig måde viser, hvordan de enkelte poster korresponderer til de 20 bygningsdele i Skema 1. Budgetoversigten suppleres fx med en kolonne til angivelse af, hvilken bygningsdel arbejdet vedrører. Ud for alle tagarbejder skrives ”01”, der skrives ”02” ud for alt kælder/fundering, og så fremdeles. Summen af posterne svarer det til det ansøgte beløb i vores skema under ”01 Tag” ”02 Kælder/fundering” osv.
   • Tilbudsliste fra lavestbydende (alle sider)
   • Forside af tilbudslister fra de øvrige bydende
3. Udbudsmaterialet, herunder: 
   • Udbudsbrev
   • Evt. rettelsesblade
4. Beskrivelse af det endelige projekt, herunder:
   • Beskrivelse af projektet med angivelse af arbejdernes omfang og udførelse samt materialevalg
   • Redegørelse for evt. ændringer i forhold til tilsagnet
   • Hvis der er ændringer i budget på baggrund af licitationen, skal dette beskrives
   • Relevant tegningsmateriale, der i form af planer, snit, facader og detaljer anskueliggør forholdene før og efter de planlagte ombygningsarbejder (hvis disse ikke er fremsendt med udbudsmaterialet)
   • Kopi af nødvendige byggetilladelser
   • Tidsplan for arbejdernes udførelse
5. Dokumentation for overholdelse af særlige krav, herunder: 
   • Fyldestgørende dokumentation for overholdelse af miljøkrav, herunder ajourført MBA-skema/DGNB, øvrige bilag og evt. indhentede dispensationer
   • Evt. oversigt over alle råd- og svampearbejder, hvis der udbedres råd- eller svampeskader
   • Evt. dokumentation for støtte efter anden lovgivning
6. Budgetspecifikationer, herunder:
   • Specifikation af pkt. A, afsatte beløb i ”Procesark” (pkt. E i gamle skemaer)
   • Specifikation af pkt. B, tekniske bygherreudgifter – momspligtige i ”Procesark” (pkt. K i gamle skemaer)
   • Specifikation af pkt. B, tekniske bygherreudgifter - ikke momspligtige i ”Procesark” (pkt. M i gamle skemaer)
   • Specifikation af de øvrige udgifter for pkt. C og D i ”Procesark” (pkt. O-Z i gamle skemaer)
7. Derudover, for private udlejningsejendomme:
   • Budgetterede udgifter skal fordeles på vedligehold og forbedring for boliger og erhverv for hver enkelt post
   • Dokumentation for beboerhøring, hvis der er foretaget væsentlige projektændringer i forhold til det ansøgte
   • Indestående på udvendige og indvendige vedligeholdelseskonti
   • Oplysninger om hvorvidt der etableres byggelån, og i hvilken bank

Når licitationen er godkendt, kan byggeperioden gå i gang. Her er det bygherre, rådgiver og vindende entreprenør som står for at byggeriet forløber godt i samarbejde med ejendommens beboere.

Inddragelse af Bygningsfornyelsen

• Godkendelse af væsentlige arkitektoniske valg:
  En arkitekt fra Bygningsfornyelsen, oftest jeres sagsbehandler, skal inddrages undervejs i byggeprocessen for at godkende væsentlige arkitektoniske valg. Dette kan dreje sig om endelige valg af farver på vinduer eller facader, prøveoplægninger af skifertag m.m.
  Hvilke beslutninger Bygningsfornyelsen skal inddrages i, vil generelt blive aftalt før byggeprocessen går i gang, men det er jeres ansvar at invitere jeres kontaktperson til besigtigelse i god tid.
   
• Større ekstraarbejder eller projektændringer:
  Sker der væsentlige ændringer i byggearbejderne i løbet af byggeperioden i forhold til de godkendte arbejder, skal projektændringerne sendes til godkendelse hos Bygningsfornyelsen, inden arbejderne iværksættes.
   
• Uopdagede råd- og svampeskader:
  Ved konstatering af råd- og svampeangreb i løbet af byggeprocessen skal Bygningsfornyelsen straks kontaktes med henblik på fastlæggelse af skadens omfang, samt vurdering af behov for tilkaldelse af sagkyndig bistand.
   
• Forlængelse af byggeperioden:
  Ved nødvendig tidsforlængelse af byggeriet skal der fremsendes en begrundet ansøgning til godkendelse hos os i Bygningsfornyelsen.

Sikring af korrekt dokumentation til regnskab

• Aftalesedler skal udfærdiges med angivelse af bygningsdel, aktivitet, omfang og pris. Aftalesedler skal attesteres af rådgiver eller bygherre til udbetaling.
   
• For udlejningsejendomme: Udgifter skal fordeles på vedligehold og forbedring for boliger og erhverv for hver enkelt post.

Lejere kan have ret til genhusning

Når en privat udlejningsejendom modtager støtte efter byfornyelsesloven, har lejer ret til permanent genhusning, hvis huslejen stiger betydeligt på baggrund af byfornyelsen og andre forbedringer gennemført inden for de sidste tre år. En betydelig lejeforhøjelse udgør 199 kr./m² (2020-niveau).

Som udgangspunkt har lejere med uopsigelig lejekontrakt også ret til permanent genhusning, fx hvis lejligheden skal lægges sammen med en anden lejlighed, hvis ombygningen er længerevarende (dvs. typisk længere end et år), eller hvis der er tale om kondemneringssager (dvs. der er nedlagt forbud mod beboelse). Bygningsfornyelsen ønsker dog at minimere brugen af genhusning, og det vil ofte være tilstrækkeligt at opstille fx toilet- og badvogne ved ejendommen.

Anmodning om genhusning

Anmodning om hjælp til gennemførelse af genhusning rettes til Bygningsfornyelsen, der vurderer, om genhusning er nødvendig. Denne første anmodning må gerne sendes omkring tidspunktet for kvalificeret ansøgning, hvis muligt.

For at processen med genhusning kan gennemføres på bedst mulig vis, skal ejer hurtigst muligt efter modtagelsen af kommunens Tilsagn om støtte sende en tidsplan for arbejderne, opdaterede beboerlister med opgørelse over hvilke husstande, der skal genhuses samt størrelse på lejlighederne.

Genhusningsprocessen

Den kommunale genhusning varetages af et eksternt firma. Genhusningsfirmaet hjemtager først lejligheder til brug for genhusning, når kommunen har godkendt licitationsresultatet for byfornyelsesprojektet.

Det kan tage op til tre måneder at genhuse beboere, afhængigt af antal genhusninger og ejendommens beliggenhed. Ejeren og dennes rådgiver skal tage højde for dette i tidsplanen med entreprenøren.

Se mere om genhusning på Københavns Kommunes hjemmeside.

Tilbagebetaling af kommunens udgifter

Hvis I som ejendommens ejer vælger at annullere ansøgning om byfornyelsesstøtte efter at genhusning er påbegyndt, eller hvis kommunen har forpligtet sig til at afholde andre direkte udgifter i forbindelse med gennemførelse af byfornyelsesprojektet, skal ejendommens ejer tilbagebetale disse udgifter til kommunen.

Tilbagebetalingskravet gælder også, hvis fristen for færdiggørelse overskrides og tilsagnet derfor bliver annulleret.

Ved byggeriets afslutning skal der afholdes en afleveringsforretning mellem bygherre/rådgiver og entreprenør. Herefter besigtiger I ejendommen sammen med jeres kontakt hos Bygningsfornyelsen.

Afleveringsforretning

Rådgiver udarbejder ved byggeriets afslutning en afleveringsprotokol, der skal underskrives af bygherre og entreprenør. Der vedlægges evt. mangellister.

Efter afleveringsforretningen skal bygherre/rådgiver fremsende underskrevet afleveringsprotokol til jeres kontakt hos Bygningsfornyelsen. Herefter aftales en besigtigelse af ejendommen.

Fastsættelse af skæringsdato

I en byfornyelsessag fastsættes skæringsdatoen til sidste dag i samme måned som afleveringen godkendes (ved besigtigelse).

I har tre måneder fra skæringsdatoen til at indsende fyldestgørende byggeregnskab med bilag. Hvis regnskabet indsendes efter denne dato, beregnes et fradrag i støtteopgørelsen med et beløb, der svarer til den påløbne byggelånsrente for den periode, regnskabet er forsinket.

Byggeregnskab med bilag skal indsendes indenfor 3 måneder fra skæringsdatoen:

Indsend følgende dokumenter til Bygningsfornyelsen

1. Procesark, udfyldt i fanen "Skema 3" (samme excelark som ved kvalificeret ansøgning og licitation)
    
2. Rådgivers oversigt/fakturaliste, der på en overskuelig måde dokumenterer, hvordan de enkelte poster indgår i vores Procesark
    
   • Fx kunne oversigten suppleres med en kolonne til angivelse af, hvilken bygningsdel arbejdet vedrører. Fx skrives ”01” ud for alle tagarbejder, ”02” ud for alle kælder/funderingsarbejder. Summen af hver opdeling svarer det til det ansøgte beløb i vores skema under ”01 Tag” ”02 Kælder/fundering” osv.
      
   • Ved længerevarende byfornyelsessager kan sagen indeksreguleres, hvis der er plads til det inden for beløbsrammen i den maksimerede bevilling. Disse udgifter kan medtages under pkt. D. Redegørelse herfor skal medsendes
      
3. Dokumentation for afholdte udgifter under alle punkter i Procesarket, herunder:
    
   • Kopi af alle attesterede aftalesedler, samt liste over disse opstillet med fortløbende
     numre med angivelse af emne/tekst, beløb, samt den bygningsdel (1-20),
     hvor udgiften er konteret. I udlejningsejendomme skal ligeledes angives forbedringsandelen.
      
   • A conto begæringer og slutfaktura for kontraktarbejder samt oversigtsliste
      
   • A conto begæringer og (slut)faktura for ekstraarbejder samt oversigtsliste
      
   • Kopi af kontrakt med teknisk rådgiver med eventuelle bilag
      
   • Kopi af kontrakt med entreprenør med eventuelle bilag
      
   • Redegørelse for ændringer / tilføjelser til entreprisekontrakten
      
4. Drifts- og vedligeholdelsesplan for alle bygningsdele med budget for de kommende 10 år
    
5. Kopi af opdateret BBR-meddelelse 
    
6. Oplysninger om eventuelt modtaget støtte efter anden lovgivning
    
7. Derudover, for ejerforeninger:
    
   • Grundlaget for fordeling i foreningen skal oplyses
      
8. Derudover, for private udlejningsejendomme: 
    
   • Fortegnelse over de enkelte lejligheders størrelse og fordelingstal, samt oversigt over huslejeforhøjelse til brug for indberetning af indfasningsstøtte, i et excel ark med følgende kolonner:
     • Lejers navn
     • Lejers oprindelige adresse
     • Lejeforhøjelsens ikrafttræden (dato)
     • Hidtidig leje i kr.
     • Årlig lejeforhøjelse i kr.
     • Antal m2 (inkl. evt. udvidelse)
        
   • Regnskab over konti for udvendig og indvendig vedligeholdelse

Når jeres kontakt hos Bygningsfornyelsen har modtaget fyldestgørende byggeregnskab, har Bygningsfornyelsen op til 6 måneder til at godkende regnskabet (jf. bekendtgørelse nr. 1701 af 18. december 2017, §7). Vi bestræber os dog på at kunne godkende regnskabet væsentligt hurtigere.

For at få støtten udbetalt, skal I indsende en faktura til kommunen. I vil modtage en vejledning til hvordan dette konkret gøres sammen med godkendelsen af regnskabet. Vær opmærksom på, at byggelånsrenter m.v. for det tidsrum, hvormed 3-måneders fristen for modtagelse af fyldestgørende byggeregnskab er overskredet, ikke kan indregnes i de støtteberettigede udgifter.

Lejeforhøjelse

Bygningsfornyelsen skal godkende den første lejeforhøjelse i private udlejningsejendomme, inden lejeforhøjelsen kan få virkning (byfornyelseslovens §15, stk. 8).

Bygningsfornyelsen skal derfor godkende materiale om varsling af lejeforhøjelse i overensstemmelse med regnskabsgodkendelsen, inden materialet sendes til beboerne.

Krav om lejeforhøjelser og senere reguleringer som følge af nedtrapning af indfasningsstøtten skal beregnes i henhold til lejelovens §58 og §63b, stk. 2 (byfornyelseslovens §15, stk. 6 og 7).

Individuel boligstøtte

Lejere har mulighed for at søge om individuel boligstøtte, hvis boligen forbedres ved en godkendt byfornyelsesbeslutning. Tilsvarende gælder for de lejere, der genhuses til en lejebolig eller en privat andelsbolig.

Ansøgning om boligstøtte indsendes via borger.dk

Råd og vejledning om Boligstøttelovens regler kan fås ved henvendelse til det lokale socialcenter eller den lokale afdeling for pension og omsorg.

En del ny forskning fra bl.a. Statens Byggeforskningsinstitut viser, at renoveringer af bygninger ikke altid reducerer energiforbruget som beregnet – i nogle tilfælde endda næsten ikke overhovedet. For at få de forventede besparelser på energiregningen, er det derfor vigtigt at være opmærksom på særligt to ting: ibrugtagning og adfærd.

Ibrugtagningsproblemer opstår, når nye installationer ikke indreguleres ordentligt efter bygningens og beboernes behov. Det gælder særligt nye udluftningsanlæg med varmegenvinding og nye installationer i varmekælderen. Hvis de kører på for lavt blus, oplever beboerne at ’det ikke virker’ – og skruer derfor unødigt op for varmen, eller holder vinduerne åbne for at få frisk luft. Omvendt vil anlæg, der kører med mere kapacitet, end der egentlig er brug for, bruge unødigt meget energi.

Pr 1. juli 2017 indførtes der krav i bygningsreglementet om at der skal foretages funktionsafprøvning af en række bygningsinstallationer inden ibrugtagning af bygningen. Læs kravene til funktionsafprøvning her.

Vi anbefaler at I:

• Foretager performancetest af tekniske installationer. Det sikrer ofte bedre indregulering af systemer, og derved besparelser for jer. Testene bidrager samtidig til at bygningsreglementets krav er opfyldt. 
   
• Lav en plan for god ibrugtagning sammen med jeres rådgiver, reager på feedback fra beboerne, og få indstillingerne performancetestet og tjekket i løbet af den første vinter.

Adfærdsændringer kan også være nødvendige efter en renovering, men bliver ofte overset – og vaner ændrer sig sjældent af sig selv.

Udluftning

Hvis beboerne er vant til at have vinduer stående åbne på grund af dårligt indeklima, skal de nu huskes på kun at lufte ud kortvarigt – især hvis der er kommet udluftningsanlæg eller udluftningsvinduer.

Udluftning med åbne vinduer i mere end 5-10 minutter i vinterhalvåret nedkøler vægge og lofter. Det bruger derfor meget varme, og kan derudover skabe grobund for skimmel.

Omvendt kan utætte vinduer også have sørget for ”automatisk” udluftning - og derfor skal beboerne efter renoveringen måske begynde at lufte mere ud.

Generelt anbefales det at lufte kraftigt ud i kort tid (5-10 minutter) ved gennemtræk, minimum 2-3 gange om dagen. Dermed holdes indeklimaet sundt.

Regulering af radiatorer

Hvis ejendommen er blevet bedre isoleret, vil beboerne ofte skulle skrue ned for deres radiatorer for ikke at spilde varmen. Bunden af en radiator bør altid være kold.

Herudover reducerer fx nye vinduer og isolering ofte træk og kuldebroer. Derfor vil indetemperaturen ofte kunne reduceres, uden at det er mærkbart.

I dag bruger halvdelen af Københavns bygninger mere energi til opvarmning, end de burde ifølge deres energimærke.

Tjek jeres varmeregning

Derfor kan der være mange penge at hente ved blot at dreje på den rigtige hane i varmekælderen. Tjek jeres årsafregning fra HOFOR og se, om I betaler strafgebyr for dårlig afkøling - det kan løbe op i titusindvis af kroner årligt. Og selv for ældre, 1-strengede varmeanlæg er det er faktisk ofte muligt at opnå bonus i stedet!

Gratis kursus hos HOFOR

Bestyrelsesmedlemmer og viceværter/varmemestre fra beboelsesejendomme kan komme på gratis kursus hos HOFOR, det såkaldte ”Teknisk Akademi”. På HOFORs hjemmeside kan man også se korte instruktionsvideoer, som guider til varmekælderen.

Læs om teknisk akademi, se videoer og få flere sparetips her

Byfornyelsessager med tilsagn før 2021 er særligt forsikret gennem BvB – Byggeskadefonden vedrørende Bygningsfornyelse. Vær opmærksom på at indsamle de korrekte materialer til BvB undervejs i processen, både før byggearbejdets start (før-registrering) samt ved projektets afslutning.

Læs mere på Byggeskadefondens hjemmeside

20 års dækning

BvB dækker op til 95% af omkostningerne til skader, der opstår på byfornyelsesstøttede arbejder. BvB forsikringen dækker i 20 år, og er en backup hvis skaderne ikke dækkes af rådgivers eller entreprenørens forsikring (der typisk løber i 5-10 år).

Uvildige eftersyn

Samtidig medfølger der 1-2 uvildige eftersyn, der er gratis for jer som ejere. Vi anbefaler, at I gør brug af denne mulighed som forberedelse til 1-årsgennemgangen af byggeriet sammen med jeres entreprenør.

Sælger du din ejerlejlighed, andelsforening, udlejningsejendom eller laver ejerskifte i de første 20 år efter din renovering, så skal du betale dit tilskud tilbage. 

Selvom du skal betale din støtte tilbage, vil tilskuddet indtil da i praksis fungere som et rente- og afdragsfrit lån. 

Læs mere om tilbagebetaling